Bei der Behebung eines Notfalls lassen sich grundsätzlich die in der obigen Abbildung und nachfolgend skizzierten Phasen unterscheiden:

Notfall melden

Wenn ein Notfall eintritt, ist es wichtig, dass er möglichst schnell erkannt und an die zuständigen Stellen gemeldet wird. Dies fällt umso leichter, je deutlicher Verfahren und Wege für die Meldung von kritischen Ereignissen vorab festgelegt und den Mitarbeitern vertraut gemacht wurden.

Sofortmaßnahmen ergreifen

Nach der Meldung des Notfalls sind unverzüglich die zwingend erforderlichen Sofortmaßnahmen zu ergreifen. Brennt beispielsweise ein Serverraum, müssen gefährdete Personen in Sicherheit gebracht, die Feuerwehr benachrichtigt und der Brand gelöscht werden. Viele Aufgaben und die beteiligten Rollen sind bereits rechtlich vorgeschrieben, etwa die der Erst- und Brandschutzhelfer in der Arbeitsschutzgesetzgebung. Für derartige Sofortmaßnahmen sollte daher auf festgelegte Prozeduren zurückgegriffen werden können.

Geschäftsfortführung, Wiederanlauf und Wiederherstellung

Zielsetzung des Notfallmanagements ist es, zu verhindern, dass die Unterbrechung oder Störung von Geschäftsprozessen die Existenz der Institution gefährdet. Daher sollten möglichst rasch die vorbereiteten Kontinuitätspläne aktiviert werden, zum Beispiel

• bei Verlust eines Rechenzentrums das vorgesehene Ausweichrechenzentrum in Betrieb genommen oder
• bei Verlust eines Produktionsstandorts die Fertigung an einen alternativen Standort verlagert werden.

Rückführung und Nacharbeiten

Spätestens sobald der Notbetrieb stabil abläuft, muss auch damit begonnen werden, den Geschäftsprozess in den Normalbetrieb zurückzuführen. Je nach Art des Vorfalls sind die für den üblichen Geschäftsbetrieb erforderlichen Räume einzurichten, IT-Systeme und andere Geräte wieder in Betrieb zu nehmen, die zugehörigen Arbeitsplätze auszustatten und wieder zu besetzen. Sobald alle Voraussetzungen für einen funktionsfähigen Normalbetrieb erfüllt sind, kann er wiederaufgenommen werden.

Sofern während des Notbetriebs Arbeitsrückstände aufgelaufen sind, ist für eine gewisse Zeit ist noch mit Nacharbeiten zu rechnen, um diese Rückstände zu beseitigen. Unter Umständen sind dafür Überstunden zu leisten oder aber es muss befristet zusätzliches Personal eingestellt werden.

Notfallbewältigung analysieren

Aus Krisen kann und sollte gelernt werden: Wie kam es überhaupt zu dem Vorfall? Welche Auswirkungen hatte er? Wie schnell und wie effektiv wurde reagiert? Welche Verbesserungsmöglichkeiten haben sich bei der Notfallbewältigung gezeigt? Was sollte vorbeugend getan werden? Diese Fragen sollte ein Bericht des Notfallbeauftragten an die Leitung beantworten. Festgestellte Mängel und Verbesserungsmöglichkeiten sollten offen angesprochen und möglichst zeitnah behoben werden.

Die Nachbereitung von Krisen und Notfällen wird umso einfacher, je besser die Ereignisse und Entscheidungen zu deren Bewältigung dokumentiert werden. Einsatztagebücher sind nicht nur bei der Nachbereitung eines Notfalls hilfreich, sondern auch während der Notfallbewältigung ein nützliches Arbeitsmittel. In solchen Dokumenten erfassen beispielsweise Behörden mit Sicherheitsaufgaben wie die Polizei oder die Feuerwehr detailliert, welche Entscheidungen getroffen wurden, wann diese erfolgten, wie sie umgesetzt wurden und wer daran beteiligt war.