Obwohl die Leitung einer Institution die Gesamtverantwortung für das Notfallmanagement trägt, ist sie nicht kontinuierlich in die zugehörigen operativen Prozesse eingebunden. Um ihrer Verantwortung gerecht werden und sachgerechte Entscheidungen treffen zu können, benötigt sie daher regelmäßige Information über den aktuellen Zustand, Probleme und mögliche Weiterentwicklungen zum Notfallmanagement.

Was sollte ein Management-Report enthalten?

Die Berichte an das Leitungsebene sollten kurz und prägnant die wichtigsten für die Institution relevanten internen und externen Entwicklungen zum Notfallmanagement aufzeigen. Dies können beispielsweise die folgenden Inhalte sein:

• die Ergebnisse von Revisionen des Notfallmanagements in der eigenen Institution, bei Dienstleistern oder Lieferanten,
• die Erkenntnisse aus Tests und Übungen,
• Schlussfolgerungen aus beinahe oder tatsächlich eingetretenen Notfällen,
• der Umsetzungsstand der insgesamt vorhandenen oder zuletzt beschlossenen präventiven und reaktiven Maßnahmen,
• die Risikosituation (Restrisiken, akzeptierte Risiken, nicht berücksichtigte Bedrohungen und Schwachstellen),
• neue Produkte oder Verfahren zur Verbesserung der Effektivität des Notfallmanagements (beispielsweise Tool gestützte Alarmierung),
• Ergebnisse des Schulungs- und Sensibilisierungsprogramms oder
• Informationen zu neuen Standards oder Musterlösungen zum Notfallmanagement.

Management-Reports bereiten Entscheidungen vor

Was waren im Berichtszeitraum die wichtigsten Probleme? Welche Erfolge wurden erzielt? Was können wir besser machen?

Diese drei Fragen umreißen schlagwortartig, was in einem Management-Bericht herausgestellt werden sollte. Diese Berichte dienen auch dazu, das Notfallmanagement weiter zu verbessern. Wenn Korrekturen erforderlich sind oder sich Möglichkeiten für Verbesserungen abzeichnen, sollte der Bericht daher konkrete Vorschläge für passende Maßnahmen enthalten und damit die Entscheidungen der Leitung vorbereiten.

Beispiel

Bei der RECPLAST GmbH wird entschieden, dass der Notfallbeauftragte in einem kurzen halbjährlichen Bericht die wesentlichen Sachverhalte über den Stand des Notfallmanagements im Unternehmen darstellt. Dieser Bericht soll zusammen mit dem Bericht zur Informationssicherheit der Unternehmensleitung vorgelegt werden. Die Berichte sollen sich unter anderem an folgenden Leitfragen orientieren:

• Wie wurden die zuletzt geplanten Maßnahmen umgesetzt? Welche Defizite bestehen noch? Wie können diese behoben werden?
• Welche neuen technischen Instrumente oder Verfahrensweisen können genutzt werden, um die präventiven Maßnahmen zu verbessern?
• Gibt es neue Risiken, die bislang nicht berücksichtigt wurden?
• Gibt es einen Bedarf an zusätzlichen Maßnahmen zur Schulung und Sensibilisierung?
• Gibt es äußere Rahmenbedingungen, die Änderungen an den vorhandenen Notfallvorsorgekonzepten und Notfallplänen erfordern?