Tests und Übungen müssen in den produktiven Betriebsablauf integriert werden, dabei effizient sein, den Ablauf aber möglichst wenig stören. Tests außerhalb der regulären Geschäftszeiten sind deswegen zu bevorzugen. Für Tests und Übungen, die den Betriebsablauf stören oder behindern können, sind darüber hinaus Abbruchkriterien festzulegen, falls solche Vorfälle drohen. Dies wäre etwa der Fall, wenn eine Übung so lange dauert, dass erforderliches Personal nicht mehr zur Verfügung steht oder aber Tests der IT-Infrastruktur den Normalbetrieb beeinflussen.

In der Durchführung von Tests und Übungen übernehmen Mitarbeiter entsprechend ihrer Rolle bestimmte Aufgaben:

• Der Übungsautor entwirft und beschreibt die Szenarien
• Die Erstellung von Konzepten und Drehbüchern wird von einem Vorbereitungsteam übernommen.
• Der Übungsleiter und ergänzend hierzu ein Kernteam leiten und koordinieren die Aktivitäten.
• Die Dokumentation wird von einem Protokollanten erstellt, weitere Beobachter können hinzugezogen werden.

Die Übung startet mit einer Information aller Beteiligten. Dem Szenario entsprechend werden die Akteure nun durch den Test oder die Übung geführt und ihr Verhalten dokumentiert. Der Übungsleiter beendet die Übung und moderiert die Abschlussbesprechung.

Bei der RECPLAST GmbH übernimmt der IT-Leiter die Koordination der Servertests, entsprechend der von den IT-Organisatoren entwickelten Konzepte. Der Notfallbeauftragte des Unternehmens ist der Übungsleiter für die jährlich stattfindende Übung der IT-Wartung. Er wird unterstützt durch die Brandschutz- und die Ersthelfer, dem Team assistiert der Assistent des Geschäftsführung als Protokollant und Beobachter.

Tests und Übungen auswerten

Das wichtigste Ziel von Übungen und Tests ist es, die Notfallmaßnahmen zu überprüfen und die getroffenen Regelungen zu verbessern. Dies kann unter Umständen auch dazu führen, dass eine zuvor beschlossene Strategie angepasst werden muss. Hierzu werden die Übungsprotokolle und Beobachtungen der Beteiligten analysiert und bewertet. Alle Mängel werden in einem Bericht festgehalten und Empfehlungen an die Verantwortlichen ausgesprochen. Diese werden eine Beseitigung veranlassen. Die Wirksamkeit der Maßnahmen wird wiederum im nächsten Test oder der Übung überprüft.

Eine Ernstfall- oder Vollübung ist sehr aufwändig. Reservieren Sie aber gleichwohl ausreichend Zeit für deren Nachbereitung. In einem Workshop mit Entscheidungsträgern sollten die Ergebnisse diskutiert und ein Maßnahmenplan verabschiedet werden. Auf die Dokumentation der Umsetzung der Maßnahmen muss geachtet werden.

Ohne eine gute Analysephase sind die Aufwendungen für die Planung und Durchführung einer Übung nicht gerechtfertigt.