Ein Notfallvorsorgekonzept ist ein ganzheitlich alle infrastrukturellen, technischen, organisatorischen und personellen Aspekte umfassendes und auf sämtliche Phasen des Notfallmanagement-Prozesses hin ausgerichtetes Planungsdokument. Es sollte daher von der Leitung einer Institution getragen werden und hinreichend detailliert die in den vorherigen Kapitel beschriebenen Inhalte darstellen:

• Wie ist das Notfallmanagement organisiert und welches Vorgehensmodell wurde gewählt?
  Welche Ziele, Zuständigkeiten, Kompetenzen und Abläufe gibt es bei Notfallvorsorge und -bewältigung? Wie ist das Notfallmanagement in andere Managementsysteme sowie die relevanten Geschäftsprozesse der Institution eingeordnet?
• Welche Ergebnisse hatten die Teilschritte bei der Notfallvorsorge-Konzeption?
  Welche Notfallszenarien wurden betrachtet? Was sind die kritischen Geschäftsprozesse? Welche Wiederanlauf-Anforderungen und Prioritäten haben Sie? Welche Kontinuitätsstrategien wurden gewählt und welche Kosten entstehen dadurch? Welche Restrisiken verbleiben?
• Welche organisatorischen und technischen Maßnahmen wurden zur Notfallvorsorge getroffen?
  Zum Beispiel: Wie sind geplante Ausweichstandorte ausgestaltet? Wie und mit welcher Technik wird im Notfall alarmiert? Welches Niveau müssen Datensicherungen haben? Was ist mit externen Dienstleistern zu vereinbaren oder wurde vereinbart?
• Wie wird dafür gesorgt, dass das Notfallmanagement nachhaltig in die Kultur einer Behörde oder eines Unternehmens verankert ist?
  Wie wird es in die vorhandenen Geschäftsprozesse integriert? Was wird getan, um die Mitarbeiter zu sensibilisieren und zu schulen?
• Mit welchen Vorkehrungen wird das Notfallmanagement kontrolliert und verbessert?
  Welche Übungen sind vorgesehen? Wie werden Pläne getestet? Wie wird dafür gesorgt, dass die Konzepte und Maßnahmen zur Notfallvorsorge und -bewältigung angemessen und wirksam bleiben sowie verbessert werden?

Allgemeine Anforderungen

Für ein gut dokumentiertes Notfallvorsorgekonzept sind darüber hinaus einige allgemeine Anforderungen zu erfüllen:

• Achten Sie auf eine hinreichende Kennzeichnung.
  Hierzu gehören Angaben wie Dokumentverantwortlicher, Geltungsbereich, Datum und Nummer der Version, Termin der geplanten nächsten Überarbeitung, Freigabevermerke, Klassifizierung der Vertraulichkeit, Verteilerkreis und Änderungshistorie.
• Sorgen Sie für eine angemessene Detailtiefe.
  Alle getroffenen Entscheidungen und deren Begründungen sollten so dokumentiert werden, dass sie von den zuständigen fachkundigen Dritten verstanden und nachvollzogen werden können.
• Geben Sie Orientierungshilfen.
  Dazu zählen Beschreibungen zur Dokumentenstruktur und des Zusammenhangs mit anderen relevanten Dokumenten, ein Verzeichnis der benutzten Abkürzungen oder ein Glossar mit Definitionen zu den wichtigsten Begriffen des Notfallmanagements.

Aufteilung des Konzepts

Je nach Größe und Art der betrachteten Institution kann ein Notfallvorsorgekonzept sehr umfangreich und damit unhandlich werden. Sie können die Komplexität des Dokuments reduzieren, wenn Sie es angemessen modularisieren. Dabei kann es helfen, wenn Sie sich fragen, was unterschiedliche Adressatenkreise jeweils vom Inhalt des Konzepts wissen müssen, und es entsprechend zielgruppenorientiert aufteilen. Wenn Sie darüber hinaus nur diejenigen Teile des Konzepts weitergeben, die von den Adressaten benötigt werden, erleichtert dies darüber hinaus, Anforderungen an die Vertraulichkeit bestimmter Informationen zu wahren.