In einem Notfallvorsorgekonzept werden die geplanten Präventionsmaßnahmen und Kontinuitätsstrategien detailliert und konkretisiert. Im Einzelnen muss es die folgenden Fragen beantworten:

• Was ist geplant, um das Eintreten von Notfällen zu erschweren?
• Mit welche Mechanismen werden kritische Ereignisse erkannt, um möglichst zeitnah auf Notfälle reagieren zu können?
• Wie soll für kritische Geschäftsprozesse ein Notbetrieb aussehen und wie wird er gestartet?
• Wie gestaltet sich die Rückführung in den Normalbetrieb?
• Welche Arbeiten sind auch nach Wiederaufnahme des Normalbetriebs zur Notfallbewältigung noch erforderlich?

Die Verantwortung für die Entwicklung des Konzepts trägt der Notfallbeauftragte. Er ist daher dafür zuständig, kompetente und befugte Mitarbeiter in den Entwicklungsprozess einzubeziehen und alle zugehörigen Aktivitäten zu koordinieren.

Sicherheit und Datenschutz berücksichtigen

In einer Notfallsituation muss in besonderer Weise auf Sicherheit geachtet werden: Personen können gefährdet, die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen etwa zum Datenschutz erschwert, die üblichen Vorkehrungen, mit denen die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität von Informationen und Anwendungen in einer Institution geschützt werden, außer Kraft gesetzt sein. Notfallvorsorgekonzepte müssen daher immer auch von passenden Sicherheitskonzepten begleitet werden.

Zu diesem Zweck sollten Sie bei der Anfertigung des Konzepts eng mit anderen Instanzen zusammenarbeiten, die in Ihrer Institution mit Sicherheitsfragen befasst sind, etwa den Zuständigen für Betriebs- und Informationssicherheit oder der Innenrevision. Die Erarbeitung von Sicherheitskonzepten für den Notbetrieb ist in erster Linie Aufgabe des Sicherheits-, nicht des Notfallmanagements!

Bekanntgabe und Verteilung

Das Notfallvorsorgekonzept muss von der Leitungsebene verabschiedet und freigegeben sowie vom Notfallbeauftragten veröffentlicht und an die berechtigten Adressaten weitergeleitet werden.

Das Notfallvorsorgekonzept sollten alle Personen vollständig oder in den für sie jeweils relevanten Auszügen kennen, die an der Umsetzung der Vorsorgemaßnahmen sowie an der Notfallbewältigung beteiligt sind. Dies können interne Mitarbeiter sein, unter Umständen aber auch externe Kooperationspartner. Achten Sie auf die Vertraulichkeit des Konzepts und einzelner in ihm enthaltener Informationen. Klassifizieren Sie es entsprechend seinem Geheimhaltungsbedarf. Dokumentieren Sie den Verteilerkreis.

Aktualisierung

Im Laufe der Zeit ändern sich sowohl die Institution, für die ein Notfallvorsorgekonzept entwickelt wurde, als auch deren externen Einflussgrößen. Es muss daher kontinuierlich überprüft werden, ob das entwickelte Konzept noch angemessen ist: Passt es noch zu den Geschäftszielen und den Prozessen, mit denen diese angestrebt werden? Gelten neue gesetzliche Rahmenbedingungen? Hat sich die Organisationsstruktur geändert? Zustimmende Antworten auf solche Fragen erfordern zumindest eine Prüfung, oft auch eine Anpassung, der vorhandenen Notfallvorsorgekonzepte.