Ein Notfallkonzept besteht aus zwei Komponenten:

• einem Notfallvorsorgekonzept für den präventiven Schutz gegen Notfälle und deren Auswirkungen sowie
• einem Notfallhandbuch mit Handlungsanleitungen für Notfälle und Krisen.

Planungsschritte auf dem Weg zu diesen Dokumenten sind:

• eine Business Impact Analyse, mit der die kritischen Geschäftsprozesse und Ressourcen sowie Kenngrößen für deren Wiederanlauf nach Unterbrechungen ermittelt werden,
• eine Risikoanalyse, in der untersucht wird, welchen Risiken die kritischen Prozesse und Ressourcen ausgesetzt sind, sowie
• die Entwicklung von Optionen für die zu verfolgende Kontinuitätsstrategie, um Alternativen für die Umsetzung von Notfall- und Notfallvorsorgemaßnahmen aufzuzeigen.

In diesem Kapitel wird der erste dieser drei Planungsschritte dargestellt.

3.1 Überblick

Unternehmen wollen in bestimmten Geschäftsfeldern erfolgreich sein, Behörden müssen gesetzliche Aufträge erfüllen. Die Geschäftsprozesse und hierfür verwendeten Ressourcen dienen in Unternehmen wie Behörden direkt oder indirekt dazu, deren selbst gesetzte oder vorgegebene Ziele zu erreichen. Aufgabe der Business Impact Analyse ist es folglich, zu untersuchen, wie gravierend sich Ausfälle von Prozessen und Ressourcen auswirken können. Das Ergebnis gibt Aufschluss darüber, welche Prozesse und Ressourcen besonders abzusichern sind, damit eine Institution auch in Krisen und Notfällen ihre wichtigsten Ziele und Aufgaben erfüllen kann.

Schritte bei der Business Impact Analyse

Vorarbeit: Idealerweise liegt eine Zusammenstellung von aktuellen Informationen zu den Stammdaten und Geschäftsprozessen der betrachteten Institution bereits vor. Ansonsten ist eine solche Dokumentation anzufertigen.

Schritt 1: Geschäftsprozesse, die für die Ziele der Institution nicht wesentlich sind, können von den weiteren Analysen ausgenommen werden.

Schritt 2: Bei der Schadensanalyse wird untersucht, welchen Schaden der Ausfall einzelner Geschäftsprozesse verursachen kann.

Schritt 3: Anhand des zeitlichen Schadenverlaufs und der zu erwartenden Schadenshöhe werden Wiederanlaufparameter (maximal tolerierbare Ausfallzeit, Wiederanlaufzeit und -niveau) für jeden Geschäftsprozess festgelegt.

Schritt 4: Wenn Abhängigkeiten zwischen Geschäftsprozessen oder strategische Geschäftsziele dies erfordern, werden die Wiederanlaufparameter entsprechend geändert.

Schritt 5: Mit Hilfe der Ergebnisse aus Schadensanalyse und der ermittelten Parametern werden die Kritikalität der Prozesse und Prioritäten für deren Wiederanlauf festgelegt.

Schritt 6: Es wird ermittelt, welche Ressourcen (Räumlichkeiten, technische Systeme, Informationen usw.) die als kritisch bewerteten Prozesse benötigen.

Schritt 7: Im letzten Schritt werden Kritikalität und Wiederanlaufzeiten der Ressourcen bestimmt, die von den kritischen Prozessen benötigt werden.

Gute Ergebnisse sichern

Qualität und Effizienz einer Business Impact Analyse hängen wesentlich davon ab, wie zügig und vollständig die erforderlichen Informationen geliefert werden und wie aktuell diese sind. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, indem Sie verschiedene Erhebungsmethoden kombinieren. Mit einem allgemeinen Fragebogen ermitteln Sie beispielsweise vorab generelle Informationen für alle betrachteten Geschäftsprozesse, anschließend vertiefen Sie die Ergebnisse in gezielten Interviews mit kompetenten Vertretern einzelner Geschäftsbereiche, etwa Abteilungsleitungen, Geschäftsprozessverantwortlichen oder Fachexperten.

Sichern Sie sich die Unterstützung der Geschäftsführung für die Business Impact Analyse. Einführende Workshops mit den Beteiligten zum Sinn des Notfallmanagements können die Motivation zur Beteiligung an den Befragungen zusätzlich erhöhen.