Eine wesentliche Aufgabe bei Einführung eines Notfallmanagement-Prozesses in einem Unternehmen ist es, die Verantwortlichkeiten für die zugehörigen Aufgaben festzulegen. Grundsätzlich müssen dabei zwei Handlungsfelder unterschieden werden:

• die Notfallvorsorge
  Was kann präventiv getan werden, um Notfälle zu verhindern und Schadensauswirkungen zu begrenzen?
• die Notfallreaktion
  Wie kann in Notfallsituationen angemessen gehandelt werden, um Schadensauswirkungen zu begrenzen?

In beiden Aufgabenbereichen lassen sich strategische, taktische und operative Aufgaben unterscheiden.

2.4.1 Rollen in der Notfallvorsorge

Bei der Notfallvorsorge unterscheidet der BSI-Standard 100-4 die folgenden Rollen:

• Unternehmens- oder Behördenleitung
  Die Leitung hat die Gesamtverantwortung für den Prozess und bestimmt folglich dessen strategische Ausrichtung und bewilligt ein angemessenes Budget. Die Planung und Koordination der zugehörigen Aufgaben delegiert sie an den von ihr zu ernennenden Notfallbeauftragten.
• Notfallbeauftragte
  Die Notfallbeauftragten steuern alle Aktivitäten rund um die Notfallvorsorge und wirken bei den damit verbundenen Aufgaben mit. Sie sind für die Erstellung, Umsetzung, Pflege und Betreuung des Notfallmanagements und der zugehörigen Dokumente und Regelungen in allen Phasen unternehmens- oder behördenweit zuständig.
• Notfallkoordinatoren
  In größeren Institutionen kann es zweckmäßig sein, die Arbeiten des Notfallbeauftragten durch zusätzliche Notfallkoordinatoren für einzelne Organisationseinheiten, Standorte oder auch Regionen zu unterstützen.
• Notfallvorsorgeteams
  Es handelt sich dabei um temporäre Arbeitsgruppen, die zu bestimmten Fragestellungen gebildet werden können und eine überwiegend beratende Funktion haben.

Nur große Unternehmen oder Behörden können eine umfangreiche Organisationsstruktur für die Notfallvorsorge aufbauen. Die zugehörigen Aufgaben (z. B. die Anfertigung von Vorsorgekonzepten und Notfallhandbüchern oder die Durchführung von Notfallübungen) sind aber auch für kleinere Institutionen wichtig und hilfreich und sollten daher – wenngleich mit geringerem Aufwand – auch von diesen wahrgenommen werden.