Allgemeine Informationen zur E-Rechnung im BSI

Das BSI ist in der Lage, elektronische Rechnungen (kurz E-Rechnungen) entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Alles, was Sie für den elektronischen Rechnungsaustausch mit uns wissen müssen, ist nachfolgend beschrieben.

Seit dem 27. November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung an die gesamte Bundesverwaltung verpflichtend. Ausnahmen von der Verpflichtung (beispielsweise im Falle von Direktaufträgen bis 1.000 € ohne USt) sind in § 3 Abs. 3 der E-Rechnungsverordnung (kurz E-RechV) geregelt.

Wir bitten Sie, von der Möglichkeit einer elektronischen Rechnungsstellung Gebrauch zu machen, selbst wenn sie dazu nicht gesetzlich verpflichtet sein sollten. Als Rechnungssteller profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

• effizientere Arbeitsabläufe, kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Rechnungsbegleichung
• schneller und einfacher Zugriff auf Rechnungsdaten
• Ermöglichung einer digitalen und revisionssicheren Archivierung
• Kostenersparnis für Papier, Druck und Porto

Bei Fragen zur elektronischen Abrechnung Ihres bestehenden Auftrags mit dem BSI wenden Sie sich bitte an: Rechnungen@bsi.bund.de

Informationen zur Übermittlung von E-Rechnungen im BSI

Die folgenden Hinweise richten sich an Rechnungssteller, die zur elektronischen Rechnungsstellung aufgefordert sind oder sich grundsätzlich mit dieser Thematik auseinandersetzen wollen. Weiterführende Informationen zu einzelnen Themen finden Sie unter den jeweiligen Verlinkungen.

Schritt 1: Bin ich zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet?

Zunächst ist zu prüfen, ob eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung vorliegt. Ausnahmen von der Verpflichtung sind in der E-RechV geregelt. Zudem sind vertragliche Vereinbarungen zu berücksichtigen.

Schritt 2: Auf welcher Plattform kann ich meine E-Rechnung an das BSI einreichen?

Das BSI empfängt elektronische Rechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Die ZRE erreichen Sie unter xrechnung.bund.de.

Schritt 3: Muss ich mich an der Rechnungseingangsplattform registrieren?

Zur Verwendung der jeweiligen Plattform ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei und muss unabhängig vom genutzten Übertragungsweg der E-Rechnung durchgeführt werden. Weitere Informationen zur Registrierung finden Sie hier.

Bei technischen Fragen zur Rechnungseingangsplattform wenden Sie sich bitte an die Portalbetreiberin (Bundesdruckerei). Folgende E-Mail-Adresse für den Support ist dort für Rechnungssteller eingerichtet: sendersupport-xrechnung@bdr.de. Die Support-Hotline ist über die Rufnummer 030 / 25984436 werktags von Montag bis Freitag in der Zeit von 08:00 bis 16:00 Uhr (MEZ) erreichbar.

Schritt 4: Über welche Kanäle kann ich eine elektronische Rechnung an das BSI versenden?

Sofern eine Software zur elektronischen Rechnungsstellung genutzt wird, stehen in der Rechnungseingangsplattform folgende Übertragungskanäle zur Verfügung: Peppol, E-Mail, De-Mail sowie der manuelle Upload. Alternativ besteht die Möglichkeit, eine E-Rechnung über eine Weberfassung manuell zu erfassen und auf der Plattform einzureichen. Der vom Rechnungssteller präferierte Übertragungsweg ist vor dem Rechnungsversand auszuwählen.

Übertragungskanal Peppol: Beim elektronischen Rechnungsaustausch mit dem BSI lautet die Peppol Participant-ID: 0204 991-07335-68

Schritt 5: Was geschieht nach Versand meiner Rechnung?

Nach Einreichung Ihrer E-Rechnung auf den Rechnungseingangsplattformen findet eine sogenannte Validierung statt. Hierbei wird Ihre E-Rechnung auf die Erfüllung der formalen Anforderungen geprüft.

Wenn die Prüfung erfolgreich abgeschlossen wurde, wird uns Ihre Rechnung zur Abholung auf der Plattform bereitgestellt. Nach der Bereitstellung können Sie den Status Ihrer E-Rechnung bis zur Abholung über die Plattformen eingesehen. Bei Bedarf kann eine automatische E-Mail-Benachrichtigung bei einem Statuswechsel der Rechnung eingerichtet werden.

Inhalte einer E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung hat gemäß § 5 E-RechV neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:

• Leitweg-Identifikationsnummer: 991-07335-68
• Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
• Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
• De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Zusätzliche Angaben (Auftragsnummer) werden dem Rechnungssteller bei Beauftragung mitgeteilt.

Bitte beachten Sie beim elektronischen Rechnungsaustausch mit dem BSI die folgenden Hinweise:

Rechnungsbestandteil	Datenfeld Standard XRechnung	Angabe des BSI für Rechnungssteller
Leitweg Identifikationsnummer (Leitweg-ID)	"Käuferreferenz" (BT-10)	Es handelt sich um eine Pflichtangabe auf jeder Rechnung. Bitte geben Sie diese Leitweg-ID auf allen elektronischen Rechnungen an: 991-07335-68
Bestellnummer	"Bestellreferenz" (BT-13)	Bitte entnehmen Sie die zu verwendende Bestellreferenz (Auftragsnummer) stets dem Auftragsdokument. Ohne Angabe dieser Bestellreferenz kann die E-Rechnung durch das BSI abgelehnt werden.
Lieferantennummer	"Lieferantennummer" (BT-29)	Eine Lieferantennummer wird für die Rechnungsbearbeitung nicht benötigt.

Anforderungen an das Rechnungsformat

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.2 im Profil XRECHNUNG als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen entspricht.

Rechnungsformate, die nicht den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen, können nicht berücksichtigt werden.

Weiterführende Informationen sowie die jeweils gültige Version zum Standard XRechnung finden Sie bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) unter https://www.xoev.de/xrechnung-16828.

Informationen zu rechnungsbegründenden Unterlagen

Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versendet werden.

Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal (bspw. 10 MB bei E-Mailanhängen oder 11 MB bei Anhängen in der Weberfassung). Bitte beachten Sie die Nutzungsbedingungen der Plattform. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben.

Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. Ä.).

Zentrale Informationsseite der E-Rechnung im Bund

Weitere grundlegende Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung finden Sie auf der zentralen E-Rechnungswebseite des Bundes: https://www.e-rechnung-bund.de/.

Webseite Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)

Weiterführende Informationen sowie die jeweils gültige Version zum Standard XRechnung finden Sie bei der KoSIT unter: https://www.xoev.de/xrechnung-16828.

Hintergrundinformationen zur E-Rechnung

Die E-Rechnungsverordnung des Bundes verpflichtet die öffentliche Verwaltung im Rahmen von öffentlichen Aufträgen zum Empfang von elektronischen Rechnungen. Ebenso sind die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen verpflichtet. Die E-RechV regelt die Fristen, die Übertragungswege, den Datenstandard sowie die Ausnahmen des elektronischen Rechnungsaustauschs.

Link zur E-RechV: https://www.e-rechnung-bund.de/wp-content/uploads/2020/07/e-rechnungsverordnung_20171013.pdf

Verbindlichkeit der elektronischen Form (§ 3 E-RechV)

Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund seit dem 27.11.2020. Die Ausnahmen werden in der Verordnung geregelt:

• Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 € gestellt werden
• Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder § 9 E-RechV unterfallen (geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland)
• Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind

Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrundeliegenden Auftrags- bzw. Vertragsverhältnis ergeben.

Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell und an die Übermittlung (§ 4 E-RechV)

Um europaweit einen einheitlichen technischen Standard für die E-Rechnung zu etablieren, wurde seitens der EU eine Norm (CEN 16931) für das Datenformat zur elektronischen Rechnungsstellung entwickelt. Diese Norm legt ein Datenmodell für die Struktur und den Inhalt von elektronischen Rechnungen als Standard fest.

In Deutschland soll grundsätzlich der Datenaustauschstandard XRechnung verwendet werden, der auf der europäischen CEN-Norm basiert.

Zudem ist die E-Rechnung über ein zentrales Portal des Bundes einzureichen.

Inhalt der elektronischen Rechnung (§ 5 E-RechV)

1. Die elektronische Rechnung hat neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben zu enthalten:

• eine Leitweg-Identifikationsnummer
• die Bankverbindungsdaten
• die Zahlungsbedingungen
• De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

2. Die elektronische Rechnung hat zusätzlich zu den Angaben nach Absatz 1 folgende Angaben zu enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung übermittelt wurden:

• die Lieferantennummer
• eine Bestellnummer

Häufig gestellte Fragen (FAQ)